Συγγραφή Πρότασης Έργου

ΕΡΩΤΗΣΗ: Τι θα με συμβουλεύατε να κάνω για να αυξήσω τις πιθανότητες επιτυχίας της πρότασής μου;
ΑΠΑΝΤΗΣΗ: Τα έντεκα (11) βήματα για την προετοιμασία μιας πετυχημένης πρότασης έργου είναι:

1. Ανάγνωση και κατανόηση του κειμένου προκήρυξης. Το κείμενο της Προκήρυξης είναι κοινό για όλα τα Προγράμματα της ΔΕΣΜΗΣ 2009-2010.
2. Αναγνώριση προγραμμάτων και δράσεων πιθανού ενδιαφέροντος. Το ΙΠΕ προκηρύσσει ένα μεγάλο αριθμό Προγραμμάτων, με διαφορετικούς στόχους και κανόνες συμμετοχής. Κάθε ερευνητής καλείται να ενημερωθεί για όλα τα διαθέσιμα Προγράμματα / Δράσεις, ούτως ώστε να είναι σε θέση να αναγνωρίσει τα καταλληλότερα για τη δική του περίπτωση. Προς τούτο μπορεί να ζητηθεί η βοήθεια των στελεχών του ΙΠΕ.
3. Ενημέρωση για τις ημερομηνίες ανακοίνωσης των προσκλήσεων και τις καταληκτικές ημερομηνίες υποβολής προτάσεων. Η κάθε Δράση έχει συγκεκριμένη ημερομηνία ανακοίνωσης της πρόσκλησης και καταληκτική ημερομηνία υποβολής προτάσεων. Πληροφορίες για τις εν λόγω ημερομηνίες ανακοινώνονται στην ιστοσελίδα του ΙΠΕ.
4. Μελέτη και κατανόηση του κειμένου Πρόσκλησης Υποβολής Προτάσεων. Για κάθε Πρόγραμμα / Δράση ανακοινώνεται ειδικό κείμενο Πρόσκλησης Υποβολής Προτάσεων που αναρτάται στην ιστοσελίδα του ΙΠΕ και στο οποίο αναφέρονται οι κύριες προϋποθέσεις συμμετοχής. Επισημαίνεται ότι το περιεχόμενο των Προσκλήσεων δύναται να διαφέρει σε κάθε ανακοίνωση.
5. Διερεύνηση του κατά πόσον οι ενδιαφερόμενοι πληρούν τις προϋποθέσεις που τίθενται σε κάθε Πρόσκληση. Υπάρχουν ειδικές προϋποθέσεις συμμετοχής για τους φορείς και τα φυσικά πρόσωπα που μπορούν να συμμετέχουν σε κάθε Δράση. Πέρα από τους γενικούς περιορισμούς, ιδιαίτερη σημασία θα πρέπει να δοθεί στους περιορισμούς που αναφέρονται σε κάθε Πρόσκληση.
6. Δημιουργία Δικτύου Συνεργασίας. Το Δίκτυο Συνεργασίας για ένα ερευνητικό έργο θα πρέπει να δημιουργείται λαμβάνοντας υπόψη τις προϋποθέσεις που τίθενται στην κάθε Πρόσκληση. Τα βήματα που πρέπει να ακολουθηθούν για την δημιουργία ενός Δικτύου Συνεργασίας είναι τα εξής:
i. Επιλογή του φορέα που θα αναλάβει τον ρόλο του Ανάδοχου Φορέα του έργου, με βάση τις πρόνοιες της σχετικής Πρόσκλησης.
ii. Διερεύνηση του κατά πόσον απαιτείται η συμμετοχή Συνεργαζόμενων Φορέων στο έργο.
iii. Αναγνώριση του απαιτούμενου τύπου των φορέων (Ερευνητικοί Φορείς, Επιχειρήσεις, Κοινωφελείς Οργανισμοί, κλπ) που θα συμμετέχουν ως Συνεργαζόμενοι Φορείς.
iv. Αναγνώριση των χαρακτηριστικών που πρέπει να έχουν τα φυσικά πρόσωπα που συμμετέχουν στο έργο (π.χ. Νέος Ερευνητής μέχρι 35 ετών, κλπ) και επιλογή των προσώπων που θα συμμετέχουν στο έργο.
v. Επικοινωνία με φορείς που θα μπορούσαν να αναλάβουν το ρόλο κάποιου από τα απαιτούμενα μέλη του δικτύου, διερεύνηση δυνατότητας συνεργασίας και τελική επιλογή εταίρων για το έργο.
vi. Καθορισμός του Συντονιστή του έργου, επίσης με βάση τις πρόνοιες της προκήρυξης του Προγράμματος.
7. Έντυπα Υποβολής Προτάσεων. Για τα Προγράμματα της ΔΕΣΜΗΣ 2009-2010 υπάρχουν διαθέσιμα διαφορετικά έντυπα υποβολής προτάσεων και Οδηγοί Συμπλήρωσης των Εντύπων, για κάθε Δράση ή Πρόγραμμα.
Το κείμενο της Πρόσκλησης Υποβολής Προτάσεων της κάθε Δράσης ή Προγράμματος καθορίζει τον τύπο των Εντύπων που θα πρέπει να χρησιμοποιηθούν για τη σύνταξη της πρότασης έργου. Προτάσεις έργων, οι οποίες υποβάλλονται με λανθασμένα έντυπα, δεν γίνονται δεκτές από το ΙΠΕ.
8. Σύνταξη της Πρότασης Έργου. Συμβουλές για την επιτυχή σύνταξη μιας πρότασης ερευνητικού έργου:
i. Να ακολουθούνται πιστά οι οδηγίες που αναφέρονται στον αντίστοιχο Οδηγό Συμπλήρωσης Εντύπων.
ii. Το έντυπο υποβολής της πρότασης να συμπληρώνεται πλήρως και με προσοχή. Τα θέματα και πληροφορίες που ζητούνται στα επί μέρους ερωτήματα να διατυπώνονται με σαφήνεια και πληρότητα. Το έντυπο της πρότασης είναι το μοναδικό στοιχείο που αντιπροσωπεύει το έργο στη διαδικασία αξιολόγησης και οι πληροφορίες που περιέχει θα κρίνουν την χρηματοδότησή του από το ΙΠΕ. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι καμία αλλαγή ή προσθήκη δεν επιτρέπεται μετά την υποβολή της πρότασης έργου.
iii. Κατά τη σύνταξη της πρότασης, προτείνεται όπως οι ερευνητές μελετούν τα κριτήρια που καταγράφονται στις επί μέρους Προσκλήσεις βάσει των οποίων αξιολογούνται οι προτάσεις. Τα Κριτήρια Αξιολόγησης βοηθούν σημαντικά τους ερευνητές να αναγνωρίσουν τα σημεία στα οποία πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη έμφαση.
iv. Η πρόταση θα πρέπει να συνοδεύεται απαραίτητα από τα έντυπα (δικαιολογητικά, αποδεικτικά κλπ.) που αναγράφονται στην Πρόσκληση.
v. Το ένα τουλάχιστον τεύχος της πρότασης θα πρέπει να φέρει πρωτότυπες υπογραφές από τον εκπρόσωπο του Ανάδοχου Φορέα, το Συντονιστή κλπ.
vi. Η πρόταση να είναι συμβατή με τους στόχους της συγκεκριμένης Δράσης ή Προγράμματος, ο αιτούμενος προϋπολογισμός της να είναι μέσα στα πλαίσια του επιτρεπόμενου προϋπολογισμού ανά έργο, ο καθορισμός των δαπανών να είναι συμβατός με τις επιτρεπόμενες δαπάνες, το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης να είναι στα πλαίσια διάρκειας έργου και το δίκτυο συνεργατών να είναι συμβατό με το απαιτούμενο δίκτυο.
9. Εμπρόθεσμη υποβολή της πρότασης. Η υποβολή της πρότασης θα πρέπει να γίνεται πριν από την καταληκτική ημερομηνία που ορίζεται από την Πρόσκληση. Η εκπρόθεσμη υποβολή προτάσεων σε καμία περίπτωση δεν γίνεται δεκτή από το ΙΠΕ.
Οι προτάσεις μπορούν να επιδίδονται προσωπικά από τον προτείνοντα ή από εξουσιοδοτηµένο εντολοδόχο του (συµπεριλαµβάνονται οι ιδιωτικές ταχυδροµικές υπηρεσίες) στα γραφεία του ΙΠΕ ή να φθάνουν ταχυδρομικά στο ταχυδρομικό κιβώτιο του ΙΠΕ μέχρι την καταληκτική ημέρα και ώρα. Η υποβολή προτάσεων έργων µέσω ηλεκτρονικού ταχυδροµείου («e-mail») ή τηλεοµοιότυπου («fax»), δεν γίνεται δεκτή από το ΙΠΕ.
10. Τακτική ενημέρωση από την Ιστοσελίδα του ΙΠΕ (www.research.org.cy). Η ιστοσελίδα του ΙΠΕ αποτελεί βασική πηγή πληροφοριών και χώρο δημοσίευσης των Προσκλήσεων και διαφόρων ανακοινώσεων που αφορούν τα Προγράμματα του ΙΠΕ. Η συχνή ενημέρωση των ενδιαφερομένων κατά τη διάρκεια της προετοιμασίας πρότασης ερευνητικού έργου, καθώς και μετά από την υποβολή της πρότασης, συμβάλλει στην έγκαιρη πληροφόρησή τους για θέματα που ενδεχομένως να τους αφορούν.
11. Στενή Συνεργασία με τους Αρμόδιους Λειτουργούς του ΙΠΕ.
Το ΙΠΕ έχει καθορίσει αρμόδιους λειτουργούς για την κάθε Δράση / Πρόγραμμα, τα στοιχεία επικοινωνίας των οποίων αναγράφονται στην αντίστοιχη Πρόσκληση. Όλα τα στελέχη του ΙΠΕ βρίσκονται στη διάθεση των ενδιαφερομένων για παροχή πληροφοριών κατά τη διαδικασία ετοιμασίας, σύνταξης και υποβολής προτάσεων, καθώς επίσης και καθ’ όλη τη διάρκεια υλοποίησης των έργων που θα εξασφαλίσουν χρηματοδότηση από το ΙΠΕ.

ΕΡΩΤΗΣΗ: Πώς βρίσκω τα στοιχεία για τις Δαπάνες ΕΤΑΚ του Φορέα;
ΑΠΑΝΤΗΣΗ: Ο Συντονιστής Έργου αναμένεται να έχει στη διάθεσή του τα στοιχεία αυτά αλλά σε κάθε περίπτωση ο κάθε Φορέας θα πρέπει να γνωρίζει ποιες ήταν οι δαπάνες του (εάν υπήρξαν) για Έρευνα, Τεχνολογική Ανάπτυξη και Καινοτομία κατά τα τρία τελευταία έτη.
ΕΡΩΤΗΣΗ: Μπορώ να σβήνω τα γαλάζια γράμματα των “οδηγιών” στο κάθε Πεδίο του Εντύπου Υποβολής Πρότασης για να εξοικονομήσω χώρο;
ΑΠΑΝΤΗΣΗ: Όχι. Οι οδηγίες που δίνονται σε κάθε Πεδίο του Εντύπου δεν πρέπει να αφαιρούνται. Ο έλεγχος της τήρησης της έκτασης κειμένου γίνεται με βάση τον περιορισμό που προσδιορίζεται στο κάθε Πεδίο (π.χ. “μέχρι 1 σελίδα”) και εφαρμόζεται για το κείμενο που εισάγεται χωρίς να συνυπολογίζονται τα “γαλάζια γράμματα”.
ΕΡΩΤΗΣΗ: Στον Πίνακα Δεσμών Εργασίας Α7.2 πρέπει οι Ανθρωπομήνες να ταυτίζονται με την Αρχή και το Τέλος της κάθε Δέσμης Εργασίας;
ΑΠΑΝΤΗΣΗ: Όχι απαραίτητα. Η αρχή και το τέλος της κάθε Δέσμης Εργασίας (ΔΕ) καθορίζουν το διάστημα υλοποίησης της συγκεκριμένης ΔΕ σε ημερολογιακούς μήνες, ενώ οι δηλωθέντες ανθρωπομήνες καθορίζουν τη συμβολή σε χρόνο εργασίας των συμμετεχόντων στη ΔΕ φορέων. Δηλαδή, αν για παράδειγμα σε μια ΔΕ συμμετέχουν ο ΑΦ, ο ΣΦ1 και ο ΣΦ4 με συμβολή 3, 4.5 και 0.5 Ανθρωπομηνών αντίστοιχα, ενώ η εργασία για αυτή τη ΔΕ ξεκινά τον 3ο μήνα και τελειώνει τον 6ο μήνα του Έργου, τότε η Διάρκεια αυτής της ΔΕ είναι τέσσερις (4) μήνες αλλά οι συνολικοί ανθρωπομήνες για αυτήν είναι οκτώ (8). Έτσι, στο συγκεκριμένο παράδειγμα, στον Πίνακα Α7.2 θα συμπληρωθεί το “8” στους Ανθρωπομήνες της ΔΕ, το “3” στην Αρχή και το “6” στο Τέλος. Επίσης, στο Α7.3 για τη συγκεκριμένη ΔΕ θα συμπληρωθεί το “3” στον ΑΦ, το “4.5” στο ΣΦ1 και το “0.5” στο ΣΦ4, ενώ τέλος, στον Πίνακα Α7.5 θα σημειωθεί “Χ” στα κελιά 3, 4, 5 και 6 για τη συγκεκριμένη ΔΕ.


ΕΡΩΤΗΣΗ: Μπορεί μία ή παραπάνω από τις υπογραφές στην πρόταση να είναι μέσω φαξ ή σε “σκαναρισμένη” μορφή;
ΑΠΑΝΤΗΣΗ: Όχι. Στο Πρωτότυπο τεύχος της Πρότασης θα πρέπει να περιλαμβάνονται οι πρωτότυπες υπογραφές του Νόμιμου Εκπροσώπου του Ανάδοχου Φορέα (ΑΦ), του Συντονιστή Έργου (ΣΕ), καθώς και η σφραγίδα του ΑΦ.
ΕΡΩΤΗΣΗ: Στον Ψηφιακό Δίσκο πρέπει να συμπεριλάβω και “σκαναρισμένα” αντίγραφα των Πιστοποιητικών Εγγραφής, του Πτυχίου και Μεταπτυχιακού μου και της Ταυτότητάς μου, για πρόταση που θέλω να υποβάλλω στο ΠΕΝΕΚ;
ΑΠΑΝΤΗΣΗ: Ναι.
ΕΡΩΤΗΣΗ: Κάτω από ποιόν Φορέα δηλώνεται ο Νέος Ερευνητής σε Πρόταση του ΠΕΝΕΚ; Στον Ανάδοχο Φορέα ή στο Πανεπιστήμιο που κάνει το Διδακτορικό του;
ΑΠΑΝΤΗΣΗ: Σε κάθε περίπτωση ο ΝΕ θα πρέπει να δηλώνεται στον Ανάδοχο Φορέα. Στο Πεδίο Α2α του Εντύπου Ε.ΙΙ-ΠΕΝΕΚ, στα Στοιχεία Προσωπικού που θα απασχοληθεί στο Έργο, η πρώτη γραμμή προς συμπλήρωση φέρει την υπόδειξη “(ΣΕ)”, για να συμπληρωθεί το όνομα του Συντονιστή Έργου, ενώ η δεύτερη φέρει την υπόδειξη “(NE)” για να συμπληρωθεί το όνομα του Νέου Ερευνητή.

ΕΡΩΤΗΣΗ: Σε Πρόταση του ΠΕΝΕΚ στα Στοιχεία Νέου Ερευνητή συμπληρώνω διευθύνσεις, τηλέφωνα κλπ του Ανάδοχου Φορέα ή δικά μου;
ΑΠΑΝΤΗΣΗ: Στο Πεδίο Α2γ του Εντύπου Ε.ΙΙ-ΠΕΝΕΚ ζητούνται τα Ατομικά Στοιχεία του Νέου Ερευνητή (ΝΕ). Συνεπώς, θα πρέπει να συμπληρωθεί η ατομική διεύθυνση, το προσωπικό τηλέφωνο και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του ΝΕ κοκ. Σημειώνεται ότι το ΙΠΕ σέβεται τις Αρχές Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων, ενώ οι Προτάσεις που υποβάλλονται χαρακτηρίζονται από εμπιστευτικότητα σε κάθε στάδιο χειρισμού τους.