IRIS Portal

Είναι το μεγαλύτερο εργαλείο του Ιδρύματος από τη στιγμή που εκεί υποβάλλονται και αξιολογούνται οι αιτήσεις προς χρηματοδότηση από το οικοσύστημα Έρευνας και Καινοτομίας.

Κατά συνέπεια θέλουμε να έχει πιο εμφανή θέση εντός της αρχικής σελίδας. Ίσως με την εισαγωγή ενός πιο ευδιάκριτου banner.

Σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να είναι έντονη η παρουσία του IRIS portal.

Διαχείριση Έργων
Γενικό Πλαίσιο

Η διαχείριση των έργων γίνεται σύμφωνα με τις πρόνοιες των Συμβολαίων Έργου. Το ΙδΕΚ έχει το δικαίωμα να ενεργεί κατά τρόπο που να εξασφαλίζει την ομαλή υλοποίηση των έργων που χρηματοδοτεί, μέσω ουσιαστικών ελέγχων και, σε περίπτωση εντοπισμού ατασθαλιών, μέσω της επιβολής αποτρεπτικών κυρώσεων.

Ο Ανάδοχος Φορέας (ΑΦ) έχει την ευθύνη για την ορθή υλοποίηση του συνόλου του Προϋπολογισμού του έργου. Επιπρόσθετα, ο ΑΦ αναλαμβάνει την ευθύνη καθοδήγησης των υπολοίπων Φορέων του Δικτύου Συνεργασίας, ως προς τους κανονισμούς και τις διαδικασίες διαχείρισης του έργου.

Κάθε Φορέας του Δικτύου Συνεργασίας έχει την ευθύνη της ορθής διαχείρισης της χορηγίας που λαμβάνει και της υλοποίησης των δαπανών που τον αφορούν στο πλαίσιο της υλοποίησης του έργου. Σε περίπτωση που ο ΑΦ διαπιστώσει ότι, Φορέας του Δικτύου Συνεργασίας δεν ανταποκρίνεται στις υποχρεώσεις του σε σχέση με την υλοποίηση του έργου και τη διαχείριση του προϋπολογισμού, τότε πρέπει να λαμβάνει τα απαραίτητα μέτρα και να ενημερώνει άμεσα το ΙδΕΚ.

Για το γενικό πλαίσιο των κανόνων διαχείρισης έργων μπορείτε να δείτε το σχετικό webinar εδώ.

Παρακολούθηση Έργων

Η διαδικασία Παρακολούθησης Έργων αφορά στην εφαρμογή μέτρων για διευκόλυνση της ερευνητικής εργασίας και ταυτόχρονα στη διασφάλιση της ποιοτικής υλοποίησης των Έργων μέσω αποτελεσματικών εργαλείων και διαδικασιών.

Η πρόοδος και τα αποτελέσματα των έργων παρακολουθούνται και αξιολογούνται από το ΙδΕΚ μέσω της υποβολής εκθέσεων προόδου, της εφαρμογής διαδικασίας επιστημονικής αξιολόγησης της προόδου των έργων και της διεξαγωγής επισκέψεων ελέγχου στους χώρους που διενεργείται η έρευνα.

Η επιλογή των εργαλείων και των διαδικασιών που εφαρμόζονται με στόχο τη βέλτιστη παρακολούθηση των έργων γίνεται ανάλογα με το Ανώτατο Ποσό Χρηματοδότησης (μέγιστη χρηματοδότηση που μπορεί να λάβει ένα έργο) όπως αυτό καθορίζεται στην περιγραφή των Προγραμμάτων και/ή στην αντίστοιχη Πρόσκληση. Τα έργα διαχωρίζονται σε τρία μεγέθη ως ακολούθως:

  • Μεγάλο Έργο: Ανώτατο ποσό χρηματοδότησης μεγαλύτερο από 500.000 Ευρώ
  • Μεσαίο Έργο: Ανώτατο ποσό χρηματοδότησης μεταξύ 120.000-500.000 Ευρώ
  • Μικρό Έργο: Ανώτατο ποσό χρηματοδότησης χαμηλότερο από 120.000 Ευρώ

Ο Ανάδοχος Φορέας μέσω του Συντονιστή Έργου είναι υπεύθυνος για την υποβολή εκθέσεων προόδου στο ΙδΕΚ. Οι εκθέσεις προόδου συμπληρώνονται σε τυποποιημένα έντυπα που παρέχονται από το ΙδΕΚ σε ψηφιακή μορφή και υποβάλλονται στο ΙδΕΚ σε προκαθορισμένο χρονικό πλαίσιο. Οι εκθέσεις προόδου αναφέρονται στην υλοποίηση της εργασίας που προβλέπεται από το Συμβόλαιο.

Τα είδη των εκθέσεων χωρίζονται ανάλογα με το περιεχόμενό τους και είναι τα ακόλουθα:

  • Ενδιάμεση Έκθεση Προόδου: Περιλαμβάνει συνοπτική περιγραφή της εργασίας που υλοποιήθηκε κατά το πρώτο μισό του έργου και τα ολοκληρωμένα Παραδοτέα του έργου.
  • Τελική Έκθεση Προόδου: Περιλαμβάνει περιγραφή της εργασίας που υλοποιήθηκε καθ’ όλη τη διάρκεια υλοποίησης του έργου καθώς και άλλες πληροφορίες που απαιτούνται στα προβλεπόμενα έντυπα. Επιπρόσθετα επισυνάπτονται τα Παραδοτέα του έργου.
  • Αίτημα Πληρωμής: Περιλαμβάνει δαπάνες που αφορούν στη χρονική διάρκεια υλοποίησης του έργου για τις οποίες υποβάλλεται η έκθεση και για τις οποίες απαιτείται καταβολή μέρους της χρηματοδότησης, ή συγκεκριμένες δαπάνες (ανεξάρτητα από τη χρονική περίοδο υλοποίησης του έργου) για τις οποίες απαιτείται καταβολή δόσης (πχ εξοπλισμός).

Το ΙδΕΚ διενεργεί τουλάχιστον μία επίσκεψη ελέγχου για κάθε χρηματοδοτούμενο έργο, προκειμένου να ενημερωθεί από κοντά από το ΣΕ και την ομάδα έργου ως προς την υλοποίηση και την πρόοδο των δραστηριοτήτων του έργου, να ελέγξει τον εξοπλισμό που αγοράστηκε (όπου υφίσταται), να διαπιστώσει την υλοποίηση επιμέρους δραστηριοτήτων και την ενεργό εμπλοκή των μελών της ομάδας έργου και των φορέων και γενικότερα για να διαπιστώσει ότι το έργο υλοποιείται ποιοτικά και χωρίς προβλήματα. Επιπλέον, η επίσκεψη ελέγχου δίνει τη δυνατότητα στην ομάδα έργου να λάβει διευκρινίσεις και συμβουλές από το ΙδΕΚ σε θέματα διαχείρισης του έργου. Κατά κανόνα γίνεται ως ακολούθως:

  • Μεσαία και Μεγάλα Έργα: Όταν ολοκληρωθεί η μισή χρονική διάρκεια υλοποίησης του έργου και κατά κανόνα αφότου υποβληθεί η Ενδιάμεση Έκθεση Προόδου.
  • Μικρά Έργα: Κατά την ολοκλήρωση της υλοποίησης του έργου, αφότου υποβληθεί η Τελική Έκθεση Προόδου.

Η Αξιολόγηση Έργων από Ανεξάρτητους Εμπειρογνώμονες αφενός έχει το ρόλο της ανάδειξης των αξιόλογων αποτελεσμάτων όπως προκύπτουν από τα χρηματοδοτούμενα έργα, αφετέρου στοχεύει στον εντοπισμό και στην αντιμετώπιση των περιπτώσεων όπου η δημόσια χρηματοδότηση δεν επιφέρει τα επιδιωκόμενα αποτελέσματα.

Επιπρόσθετα, η διαδικασία Αξιολόγησης συμβάλλει στην αποτίμηση των Προγραμμάτων του ΙδΕΚ και στη βελτίωση των διαδικασιών του Ιδρύματος. Η ποιότητα της υλοποίησης και των αποτελεσμάτων ενός έργου κρίνεται σε μεγαλύτερο βάθος από εμπειρογνώμονες που εξειδικεύονται στο αντικείμενο του έργου. Οι εμπειρογνώμονες που θα διενεργούν τις Αξιολογήσεις των έργων είναι διαφορετικοί από τους εμπειρογνώμονες που χρησιμοποιήθηκαν για τους σκοπούς της αξιολόγησης στο στάδιο της Επιλογής Προτάσεων.

Οικονομική Διαχείριση Έργων

Κατηγορίες Δαπανών

Οι κατηγορίες δαπανών Έρευνας και Ανάπτυξης κατηγοριοποιούνται σε άμεσες και έμμεσες δαπάνες.

Οι Άμεσες Δαπάνες περιλαμβάνουν Αμοιβές Προσωπικού, Δαπάνες για Όργανα και Εξοπλισμό, Δαπάνες για Αγορά Υπηρεσιών, Δαπάνες για Ερευνητικούς Φορείς του Εξωτερικού, Μετακινήσεις στο Εξωτερικό, Αναλώσιμα και Ειδικά Έξοδα και οι Έμμεσες Δαπάνες περιλαμβάνουν Υπερκεφαλικά έξοδα.

Λογιστικό Αρχείο

Όλοι οι φορείς του Δικτύου Συνεργασίας υποχρεώνονται να καταχωρούν τις συναλλαγές στο λογαριασμό του έργου μέσα στο λογιστικό σύστημα του φορέα ο οποίος πρέπει να έχει επαρκή λογιστική κωδικοποίηση με σκοπό τον εντοπισμό και την ομαδοποίηση των δαπανών που αφορούν στο συγκεκριμένο έργο.

Όλες οι δαπάνες που πραγματοποιούνται στο πλαίσιο του έργου θα πρέπει να αποδεικνύονται με τιμολόγια, αποδείξεις πληρωμής ή άλλα αποδεικτικά στοιχεία που θα εκδίδονται στο όνομα του Φορέα του Δικτύου Συνεργασίας που αφορούν.

Σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να διασφαλίζεται ο άμεσος συσχετισμός των σταδίων διενέργειας των συναλλαγών από την αρχή μέχρι το τέλος και οι δαπάνες που αφορούν στο έργο, θα πρέπει να καταχωρούνται κατά τρόπο που να επιτρέπει τη συμφιλίωση μεταξύ των λογιστικών αρχείων, των αποδεικτικών στοιχείων και της διαχείρισης της χρηματοδότησης.

© Copyright 2020 - Ίδρυμα Έρευνας και Καινοτομίας (ΙδΕΚ) / Designed & Developed by NETinfo Plc